למה אתה צריך חתימה דיגיטלית?

הארגון שלך משקיע סכומים ומשאבים ניכרים כל שנה במחשוב כדי לייעל את התהליכים התהליכים הארגוניים , זו גם הסיבה שאתם עובדים עם מסמכים אלקטרוניים. אולם כאשר יש צורך לאשרר תהליכים, אתם עוברים לשימוש בנייר-מדפיסים ,מחתימים, סורקים, מתייקים וכו'.

מעבר לעלות הגבוהה הנובעת מהחזרתו של הנייר לתהליכי העבודה ישנן עוד עלויות הנובעות מהאטת התהליכים ואי יכולת למקסום ההשקעה במחשוב התהליכים ההארגוניים.

שימוש בחתימות דיגיטליות מאפשר לך להפוך תהליך מבוסס נייר שהינו יקר ואיטי לתהליך מהיר ויעיל שכולו אלקטרוני. חתימה דיגיטלית הינה חתימה בת-אכיפה מבחינה משפטית ומייתרת את הצורך בהדפסת מסמכים לצורכי חתימה ואישור.

כמה כסף אתה יכול לחסוך בשימוש בחתימה דיגיטלית?

היכולת לעבוד בצורה מקוונת מלאה בזכות חתימות דיגיטליות, חוסכת בעלויות וזמן לעומת תהליכים מבוססי נייר.

העלות של חתימה בודדת על נייר מוערכת בכ-20 ש"ח (כולל הדפסה, סריקה, ארכוב, שילוח ושחזור מסמכים אבודים). בממוצע, עובד חותם ביום עבודה אחד על כשני מסמכים, בחודש של 20 ימי עבודה חותם על כ 40 מסמכים בממוצע, כך שמדובר בעלות של כ-800 ש"ח לעובד לחודש!

האם החתימה הדיגיטלית נותנת מענה לאבטחת מידע?

מעבר לחיסכון כספי ניכר, חשיבותם של חתימות דיגיטליות עולה כאשר הרגולטור קובע שיש צורך בחתימה אלקטרונית על תהליכי אשרור או כאשר ארגונים צריכים להעביר מסמכים וחתימות בין משרדים, שותפים או לקוחות. בזכות יכולת שילוב חתימות דיגיטליות במערכות ארגוניות, ניתן לבצע את תהליכי האישור באופן מלא כחלק אינטגרלי ממערכות הארגון.

חתימות דיגיטליות מגנות על שלמות המסמך מפני שינויים לאחר החתימה ומאפשרים בכך מענה לדרישות חוקיות ורגולטוריות ובכלל זה: חוק חתימה דיגיטלית בארה"ב ה-E-Sign, חוק חתימה אלקטרונית באיחוד האירופי (EU Directive), HIPAA בתחום הרפואה, 21 CFR Part 11 של מנהל המזון והתרופות האמריקאי (FDA) ועוד.

בישראל אומץ חוק חתימה אלקטרונית בשנת 2001. בדומה לגישת המחוקק באיחוד הארופי, הוגדרו חתימה אלקטרונית, חתימה אלקטרונית מאובטחת (חתימה דיגיטלית), אשר לה קבילות מלאה בבית משפט וחתימה דיגיטלית מאושרת הנדרשת במקרים מיוחדים בלבד.

מה המאפיינים של חתימה דיגיטלית?

חתימה דיגיטלית מאופיינת בכך שהיא עונה על כל הדרישות הבאות:

• החתימה מזהה את החותם
• החתימה ייחודית לחותם
• לחותם שליטה בלעדית על חתימתו
• שינוי במסמך החתום יגרום לאי תקפותה של החתימה