הדרכות מודעות עובדים להגנת הפרטיות בארגונים – חוק הגנת הפרטיות ותיקון 13
אנחנו באינפוגארד בונים ומעבירים הדרכות מודעות עובדים להגנת הפרטיות (Privacy Awareness Training), המסייעות לארגונים לתרגם את דרישות חוק הגנת הפרטיות, תיקון 13 ותקנות אבטחת המידע לכללי עבודה ברורים ומעשיים.
במקום להסתפק בהסברים משפטיים, ההדרכות מתמקדות במצבים שהעובדים פוגשים מדי יום:
איסוף מידע אישי, שימוש בפרטי לקוחות ועובדים, העברת מסמכים, שיתוף מידע עם ספקים, שימוש במערכות ארגוניות וזיהוי אירועים העלולים לפגוע בפרטיות.
המטרה היא להטמיע תרבות ארגונית שבה כל עובד מבין את אחריותו למידע האישי, מזהה סיכונים ויודע כיצד לפעול בהתאם לדרישות החוק ולמדיניות הארגונית.
ההדרכות משלבות ידע מקצועי, דוגמאות מהשטח, תרחישים מעשיים והתאמה לתפקידים, לסוגי המידע ולסביבת העבודה.
רוצים לבנות הדרכת הגנת פרטיות המותאמת לארגון שלכם? דברו עם מומחי אינפוגארד.
הדרכות הגנת פרטיות לעובדים, כי המידע האישי נמצא בכל מקום בארגון
כמעט כל עובד נחשף למידע אישי במסגרת תפקידו, גם אם אינו עוסק ישירות באבטחת מידע או בהגנת הפרטיות.
אנשי מכירות עובדים עם פרטי לקוחות, משאבי אנוש מחזיקים מידע על עובדים ומועמדים, מוקדי שירות נחשפים להיסטוריית פניות, וצוותי שיווק וכספים משתמשים במאגרי מידע לצורך פעילותם.
במקביל, מערכות CRM, שירותי ענן, כלי AI, אפליקציות ארגוניות וספקים חיצוניים מאפשרים למידע לעבור במהירות בין מערכות ואנשים.
לא כל אירוע פרטיות מתחיל במתקפת סייבר.
שליחת קובץ לנמען שגוי, שיתוף מסמך בהרשאות רחבות, שימוש במידע למטרה לא מתאימה או מסירת פרטים ללא אימות זהות עלולים להוביל לחשיפת מידע אישי ולהפרת פרטיות.
לכן הדרכות להגנת הפרטיות אינן מיועדות רק למנהלי אבטחת מידע ולממוני פרטיות, אלא לכל עובד שפעולותיו עשויות להשפיע על מידע אישי.
חוק הגנת הפרטיות ותיקון 13: מה העובדים צריכים לדעת?
חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, מסדיר היבטים מרכזיים של ההגנה על מידע אישי בישראל.
תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות, שנכנס לתוקף באוגוסט 2025, עדכן והרחיב הגדרות מרכזיות, חיזק את סמכויות הפיקוח והאכיפה של הרשות להגנת הפרטיות וקבע הוראות נוספות הנוגעות לאחריות הארגונית.
אחד השינויים המרכזיים הוא ההגדרה הרחבה של "מידע אישי", הכוללת נתונים הנוגעים לאדם מזוהה או לאדם הניתן לזיהוי.
המשמעות היא שגם מידע שנראה לעיתים שגרתי, כגון פרטי קשר, מזהים דיגיטליים, נתוני עובדים ופרטי לקוחות, עשוי להיחשב מידע אישי המחייב התנהלות בהתאם לדין.
אך הכרת החוק ברמת ההנהלה אינה מספיקה. העובדים צריכים לדעת כיצד ליישם אותו במסגרת תפקידם.
הדרכות אינפוגארד מתרגמות את עקרונות החוק לשאלות מעשיות:
- כיצד מזהים מידע אישי ומידע בעל רגישות מיוחדת?
- מתי מותר לאסוף, להשתמש או להעביר מידע אישי?
- מדוע חשוב להשתמש במידע רק למטרות המותרות?
- כיצד מטפלים בבקשות לעיון ולתיקון מידע אישי?
- אילו פעולות עלולות להוביל להפרת פרטיות?
- כיצד מזהים אירוע פרטיות ולמי מדווחים?
כך הופכת הרגולציה מכללים משפטיים להנחיות עבודה שהעובדים מסוגלים להבין וליישם.
הדרכות עובדים לפי תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע)
לצד תיקון 13, תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז – 2017, כוללות הוראות מפורשות בנוגע להדרכת בעלי הרשאות למאגרי מידע.
תקנה 7(ב) עוסקת בהדרכת בעלי הרשאות בנוגע לחובותיהם לפי החוק והתקנות, לפני מתן גישה למידע או שינוי בהיקף הרשאותיהם.
תקנה 7(ג) קובעת כי במאגרים שחלה עליהם רמת אבטחה בינונית או גבוהה, יש לקיים פעילות הדרכה תקופתית לבעלי הרשאות אחת לשנתיים לפחות.
חשוב להבחין בין חובות אלה לבין ההמלצה המקצועית לקיים הדרכות נוספות בהתאם לרמת הסיכון, לתחלופת עובדים ולשינויים במערכות ובתהליכים.
תיקון 13 אינו קובע חובת הדרכה שנתית גורפת לכל עובד, והדרכות אינן מחליפות את יתר חובות הארגון בתחום אבטחת המידע והגנת הפרטיות.
באינפוגארד אנו מסייעים לבנות תוכנית הדרכות המותאמת לחובות החלות על הארגון, למדיניותו ולמאפייני פעילותו, לרבות תיעוד ההדרכות ובחינת הבנת המשתתפים.
אילו נושאים נכללים בהדרכת מודעות להגנת הפרטיות?
תוכנית Privacy Awareness Training נבנית בהתאם לסוגי המידע, לתהליכי העבודה ולרמת החשיפה של העובדים.
- היכרות עם מידע אישי ומידע בעל רגישות מיוחדת
מהו מידע אישי לפי החוק, כיצד מזהים מידע המחייב הגנה מיוחדת ומהן ההשלכות של חשיפתו. - עקרונות השימוש במידע אישי
מטרות איסוף ושימוש, צמצום מידע, תקופות שמירה, מגבלות שימוש ושקיפות כלפי נושאי המידע. - גישה למידע וניהול הרשאות
עקרון הצורך לדעת, שימוש בהרשאות בהתאם לתפקיד ומניעת גישה או העברת מידע ללא הרשאה מתאימה. - שיתוף מידע והעברת מסמכים
שימוש נכון בדוא"ל, שירותי ענן, מערכות שיתוף קבצים, וואטסאפ וכלים נוספים, תוך הקפדה על ערוצי תקשורת מאושרים. - זכויות נושאי מידע
היכרות עם בקשות לעיון ולתיקון מידע אישי, אופן זיהוי הפניות והעברתן לטיפול הגורם המוסמך בארגון. - פרטיות בשימוש בבינה מלאכותית
הסיכונים שבהזנת מידע אישי לכלי AI, העלאת מסמכים לשירותים חיצוניים ושימוש בכלים שאינם מאושרים. - זיהוי ודיווח על אירועי פרטיות
כיצד לזהות חשיפת מידע, שליחה שגויה, אובדן מסמכים, גישה בלתי מורשית או חשש לשימוש לא תקין במידע. - היכרות עם מדיניות הפרטיות הארגונית
תרגום המדיניות והנהלים לכללי עבודה ברורים: מה מותר, מה דורש אישור ולמי פונים במקרה של ספק.
לא הדרכה משפטית כללית, אלא הדרכה שמחוברת לעבודה האמיתית
הדרכת פרטיות אפקטיבית אינה צריכה להפוך עובדים למשפטנים או למומחי רגולציה.
מטרתה לעזור להם להבין כיצד החלטות יומיומיות משפיעות על פרטיותם של לקוחות, עובדים וגורמים אחרים.
נציג שירות צריך לדעת כיצד לאמת זהות לפני מסירת מידע. איש שיווק צריך להכיר את מגבלות השימוש במאגרי לקוחות. עובד משאבי אנוש נדרש לשמור על סודיות מסמכים אישיים ולהעבירם רק לגורמים מורשים.
גם בענפים שונים הסיכונים משתנים. עובד קבלה במלון עשוי להיחשף למידע על שהיית אורח, בעוד שעובד במוסד רפואי מתמודד עם מידע בריאותי בעל רגישות מיוחדת.
לכן ההדרכות מבוססות על דוגמאות, מקרי בוחן ותרחישים המותאמים למציאות הארגונית.
המטרה אינה רק להסביר מה אסור לעשות, אלא ללמד כיצד לפעול נכון במצבים אמיתיים.
הדרכות מותאמות למחלקות ולאוכלוסיות עובדים
לא כל העובדים נחשפים לאותו מידע, ולכן תוכנית הדרכה אפקטיבית צריכה להתאים לתפקידים ולרמות הסיכון.
באינפוגארד ניתן לבנות הדרכות ממוקדות למחלקות שונות:
- משאבי אנוש (HR) – שמירה על פרטיות עובדים ומועמדים, טיפול בקורות חיים, נתוני שכר ומסמכים אישיים.
- שירות לקוחות ומוקדי שירות – אימות זהות, טיפול בבקשות מידע, הקלטות שיחות ומניעת חשיפה בשוגג.
- שיווק ומכירות – שימוש במאגרי לקוחות, דיוור, מערכות CRM ושיתוף מידע עם ספקים.
- כספים והנהלת חשבונות – עבודה עם מידע אישי ופיננסי, הרשאות והעברת מסמכים.
- מנהלים והנהלה בכירה – אחריות ניהולית, ניהול סיכוני פרטיות, תרבות דיווח והתמודדות עם אירועים.
- IT ואבטחת מידע – בקרות גישה, ניהול הרשאות, ניטור, טיפול באירועים והקשר בין אבטחת מידע להגנת הפרטיות.
ההתאמה מסייעת לעובדים להבין את הסיכונים הרלוונטיים לתפקידם וליישם את הכללים בשגרת העבודה.
מה כוללת תוכנית הדרכות הגנת הפרטיות של אינפוגארד?
אנחנו בונים תוכניות הדרכה גמישות המשלבות ידע, מודעות, תרגול ובקרה.
1. אפיון צרכים וסיכונים
היכרות עם פעילות הארגון, סוגי המידע האישי, אוכלוסיות העובדים, דרישות הרגולציה ומדיניות הפרטיות.
2. בניית תכנים מותאמים
פיתוח חומרי הדרכה המשלבים דרישות חוק, נהלים ארגוניים ודוגמאות מהפעילות היומיומית.
3. הדרכה ותרגול מעשי
הדרכות פרונטליות או מקוונות, בשילוב שאלות, מקרי בוחן ותרחישים המדמים מצבים אמיתיים.
4. בדיקת הבנה ותיעוד
לפי צורכי הארגון, שילוב שאלוני ידע, תיעוד השתתפות, משוב וסיכום הדרכה לצורכי בקרה.
5. ריענון ושיפור מתמשך
התאמת תדירות ההדרכות לדרישות הדין, לשינויים ארגוניים ולהתפתחות הסיכונים.
המטרה היא להטמיע התנהלות אחראית לאורך זמן, ולא להסתפק בהדרכה חד-פעמית.
הדרכות פרטיות כחלק מממשל פרטיות ארגוני Privacy Governance
הדרכת עובדים היא מרכיב מרכזי במערך הגנת הפרטיות, אך אינה יכולה לעמוד בפני עצמה.
העובדים זקוקים למדיניות ברורה, להרשאות מתאימות, למערכות מאובטחות ולתהליכי דיווח וטיפול מוגדרים.
לכן חשוב לחבר את ההדרכות למערך ניהול הפרטיות הארגוני: מיפוי מידע אישי, מדיניות ונהלים, ניהול ספקים, בקרות אבטחה, טיפול בזכויות נושאי מידע וניהול אירועים.
בארגונים שבהם פועל ממונה על הגנת הפרטיות (DPO), ההדרכות יכולות להשתלב בתפקידו לקידום מודעות ותרבות פרטיות, בשיתוף מנהלי אבטחת המידע, משאבי האנוש וההנהלה.
באינפוגארד ניתן לשלב את ההדרכות כחלק מחבילות שירותי הגנת הפרטיות לארגונים – DPO as a Service, מסקרי פערים להגנת הפרטיות ומתהליכי יישום חוק הגנת הפרטיות ותיקון 13.
כך נוצר חיבור בין העובדים, המערכות, התהליכים והדרישות הרגולטוריות.
למה אינפוגארד?
אינפוגארד משלבת מומחיות בהגנת הפרטיות, אבטחת מידע, ניהול סיכונים, רגולציה והדרכות מודעות עובדים.
השילוב בין עולמות אבטחת המידע של ה-CISO והגנת הפרטיות של ה-DPO מאפשר לנו לבנות הדרכות שלא מסתפקות בהסבר הוראות החוק, אלא מתמקדות ביישום מעשי של הגנת הפרטיות בסביבת העבודה.
התכנים מותאמים לתפקידים ולסיכונים, ויכולים להשתלב בתוכנית מודעות קיימת או להיבנות כמסלול ייעודי להגנת הפרטיות.
המטרה שלנו היא להפוך מודעות לפרטיות לדרך עבודה יומיומית ולא רק לעמידה בדרישה רגולטורית.
שאלות נפוצות על הדרכות עובדים להגנת הפרטיות
האם ארגונים חייבים לקיים הדרכות להגנת הפרטיות?
תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) כוללות חובות הדרכה לבעלי הרשאות למאגרי מידע. אופי החובות ותדירות ההדרכות תלויים בהוראות התקנות, ברמת האבטחה החלה על המאגר ובנסיבות הרלוונטיות לארגון.
האם תיקון 13 מחייב הדרכה שנתית לכל עובד?
לא. תיקון 13 אינו קובע חובה גורפת להדרכה שנתית לכל עובד. תקנה 7 לתקנות אבטחת המידע כוללת חובות הדרכה לבעלי הרשאות, ובמאגרים ברמת אבטחה בינונית או גבוהה נדרשת פעילות הדרכה תקופתית אחת לשנתיים לפחות.
מה ההבדל בין הדרכת אבטחת מידע להדרכת הגנת פרטיות?
הדרכת אבטחת מידע מתמקדת בהגנה מפני איומים כגון פישינג, גישה בלתי מורשית ודליפת מידע. הדרכת הגנת פרטיות עוסקת גם בחוקיות איסוף המידע והשימוש בו, במטרות העיבוד, בזכויות נושאי המידע ובמניעת שימוש לא מתאים. שני התחומים משלימים זה את זה.
האם ניתן להתאים את ההדרכה למחלקה או לענף?
כן. ניתן להתאים את התכנים למחלקות HR, שירות, שיווק, כספים ו-IT ולענפים כמו מלונאות, בריאות, פיננסים, קמעונאות וטכנולוגיה, בהתאם לסוגי המידע והסיכונים.
האם הדרכת עובדים מספיקה לעמידה בחוק הגנת הפרטיות?
לא. הדרכות הן חלק ממערך הגנת הפרטיות, אך אינן מחליפות נהלים, אמצעי אבטחה, ניהול הרשאות, בקרה וחובות נוספות החלות על הארגון.
הדרכות להגנת הפרטיות – כי מידע אישי לא שומרים רק באמצעות טכנולוגיה
ארגונים יכולים להשקיע במערכות מתקדמות, לכתוב נהלים ולהגדיר מדיניות פרטיות מקיפה. אך בסופו של דבר, העובדים הם אלה שאוספים מידע, מעבירים מסמכים, מטפלים בפניות ומקבלים החלטות המשפיעות על פרטיותם של אנשים. לכן הגנה אפקטיבית על מידע אישי מחייבת גם מודעות, הבנה ואחריות אישית. אינפוגארד מסייעת לארגונים להפוך את דרישות החוק והמדיניות להתנהלות יומיומית נכונה, באמצעות הדרכות המשלבות מומחיות בהגנת הפרטיות, אבטחת מידע ורגולציה.
רוצים שהעובדים שלכם ידעו כיצד להגן על מידע אישי ולא רק יכירו את מדיניות הפרטיות?
לתיאום הדרכת מודעות להגנת הפרטיות לעובדים,
דברו עם מומחי אינפוגארד.
שירותים משלימים של אינפוגארד:
